Description des tâches principales

Accueil et communications

  • Accueillir chaleureusement les élèves, les parents, les personnes visiteuses et les membres de la communauté scolaire.
  • Contrôler les accès, assurer l'accueil sécuritaire des personnes visiteuses (registre, sécurité des portes).
  • Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels aux personnes concernées et assurer le suivi des messages.
  • Recevoir, trier, classer et distribuer le courrier entrant, ainsi que répondre aux courriels généraux de l'école.
  • Diffuser des alertes, des rappels ou des messages aux parents par courriel et mettre à jour l'information via le portail éducatif au besoin.
  • Répondre aux demandes d'information courantes et orienter les personnes vers les ressources appropriées.

 

Soutien administratif

  • Saisir et mettre en forme des textes et des données variées (lettres de confirmation de fréquentation et d'acceptation, tableaux, rapports, etc.).
  • Effectuer les achats et les commandes de fournitures de bureau, de matériel de premiers soins, ainsi que du matériel scolaire et pour le personnel enseignant.
  • Émettre les chèques pour le paiement des factures (suite à l'approbation de la direction/finances).
  • Soutenir la logistique des événements de l'école (ex. : cérémonies de clôture, commandes de fleurs/cupcakes, invitations, programmes de graduation).

 

Effectuer diverses tâches de soutien à l'équipe administrative

  • Faire les vérifications de références lors de l'embauche de nouveau personnel.
  • Coordonner la vérification des antécédents judiciaires auprès du SPVM.

 

Gestion des dossiers des élèves, de la santé et de la sécurité

  • Gérer les présences : surveiller les arrivées et départs, contacter les parents et les personnes répondantes en cas d'absence et assurer le suivi dans le système Dash.
  • Accueillir et accompagner les élèves qui se présentent au secrétariat (questions, appels téléphoniques, périodes de retrait/time-out).
  • Fournir les premiers soins aux élèves, remplir les rapports d'incident et assurer le suivi nécessaire.
  • Collecter, vérifier et archiver les formulaires médicaux et d'allergies des élèves.

 

Gestion des bases de données et du système d'information (Dash / MEQ)

  • Assurer la mise à jour des dossiers physiques et électroniques des élèves.
  • Gérer, maintenir la base de données des élèves.
  • Configurer le système en fonction de l’organisation scolaire.
  • Produire les bulletins scolaires à la fin de chaque étape.
  • Traiter les exigences du MEQ (admissibilité, codes permanents, documents d'attestation).
Qualifications et aptitudes requises
  • Être titulaire d’un diplôme d'études postsecondaires (DEP ou DEC pertinent en secrétariat, bureautique ou administration).
  • Expérience pertinente d'au moins cinq (5) ans dans un rôle de soutien administratif, de réception ou de secrétariat. Une expérience en milieu scolaire est un atout majeur.
  • Bilinguisme essentiel, à l’oral et à l’écrit (français et anglais).
  • Capacité exceptionnelle à gérer efficacement un haut niveau de tâches simultanées de façon indépendante, avec calme, autonomie et organisation.
  • Forte aptitude à performer et à s'épanouir au sein d'un environnement d'équipe collaboratif.
  • Solides compétences informatiques : maîtrise de la Suite Office, de Google Workspace et aisance à apprendre de nouveaux logiciels (connaissance de Dash et de logiciels de design graphique est un atout).
  • Excellentes habiletés en communication, service à la clientèle irréprochable et sens aigu du discernement et de la diplomatie.
  • Aisance à travailler auprès des enfants et attitude positive.
  • Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
  • Formation en premiers soins (ou volonté de suivre la formation rapidement).
Ce que nous offrons
  • Salaire concurrentiel établi en fonction de l’expérience et des qualifications.
  • Régime complet d’assurance couvrant les soins de santé, dentaires et de la vue.
  • Régime de retraite RREGOP
  • Un environnement de travail solidaire, stimulant et collaboratif au sein d'une équipe dévouée.